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PDF を社外に送る前のチェックリスト

最終更新日: 2026 年 9 月 25 日

PDF は「印刷した紙と同じ」と思われがちですが、ページに見えていない情報も一緒に渡ります。 取引先への提出、応募書類の送付、資料の公開の前に、次の順で確かめてください。

1. 送るページだけになっているか

社内向けの補足ページや、別の案件のページが混ざっていないかを確かめます。 必要なページだけを別のファイルにするには、「ページ操作」の「抽出」を使います。

ただし、抽出したページの中に非表示のレイヤーなど画面に見えないデータがあれば、それもそのまま引き継がれます。 ページを選んだだけで、ページの中身がきれいになるわけではありません。

2. 消すべき情報を、墨消しで消したか

氏名・住所・電話番号・口座番号など、相手に渡さない情報が残っていないかを確かめます。 黒い四角を重ねる、文字を白くする、トリミングで隠す、といった方法では情報は消えません。 「墨消し」で、文字のデータごと取り除いてください (墨消しのガイド)。

「テキスト検索」のパターン検出を使うと、メールアドレス・電話番号・マイナンバー・カード番号などの見落としを探せます。

3. 本文以外に情報が残っていないか

作成者名、過去の版、添付ファイル、しおりの見出し、コメントなど、ページの外にも情報は入っています。 「文書検査」で一覧にして確かめてください (PDF に残る見えない情報)。

Temoto.pdf で保存すると、作成者名などの文書の情報・過去の版・添付ファイル・文書内の JavaScript・外部リンクは自動で取り除かれます。 しおりの見出しと非表示のレイヤーは残るので、検査の結果を見て対処してください。

4. 透かしを「保護」と思い込んでいないか

「社外秘」「複製禁止」などの透かしは、扱いを相手に伝えるための表示です。 透かしを入れても文字のコピーや印刷は止められず、下の文字も読み取れます。

5. 署名の意味を相手と取り違えていないか

署名の画像をページに置いただけの PDF は、本人が署名したことや、後から書き換えられていないことを証明しません。 相手が電子署名や電子契約のサービスでの締結を求めている場合は、そちらを使ってください (署名のガイド)。

6. ファイル名に情報が入っていないか

「〇〇様_不採用通知_修正3.pdf」のように、ファイル名に氏名や社内の事情が入っていることがあります。 ファイル名は PDF の中身とは別に相手に見えるので、送る前に付け直してください。

7. 別のビューアで開いて確かめたか

保存したファイルを、編集に使ったものとは別の PDF ビューアで開き、次を確かめます。

• 消した語句で検索しても見つからない。
• 塗った部分をコピーしても、文字が貼り付けられない。
• ページの向き・順番・枚数が意図どおりになっている。
• しおり (目次) の見出しに、消したはずの語句がない。

8. 相手が受け取れる大きさか

メールに添付できる大きさには上限があります。 写真の多い PDF や、ページを画像にするぶん大きくなった墨消し済みの PDF は、「保存・圧縮」で小さくできます。 墨消し済みの PDF は、保存したファイルを開き直してから圧縮してください (ファイルサイズのガイド)。 圧縮しても、消していない情報が消えることはありません。

まとめ